Excel - Conforme ou pas?
Nul besoin de présenter cet outil. Publié par Microsoft en 1985, il fait partie intégrante de la plupart des services juridiques et de conformité des grandes entreprises. L’outil demeure très puissant avec ses calculs, son formatage et sa vue d’ensemble en un seul canevas.
Mais un outil sorti il y a près de 40 ans peut-il encore être le meilleur sur le marché ? Depuis la révolution internet, n’avons-nous pas de nouveaux programmes qui peuvent se connecter directement à l’internet et en tirer des données ? Selon une enquête menée par Cygnetise pour savoir si les personnes chargées de la conformité pensent qu’Excel leur apporte la sécurité dont elles ont besoin, plus de la moitié des personnes interrogées ont répondu « non ». Une alternative était recherchée par 28 % d’entre elles.
Suivi des modifications et manque de révision
Avec Excel, il est actuellement difficile de suivre facilement les modifications. Les utilisateurs doivent enregistrer plusieurs versions d’un même fichier pour en garder la trace. Il en résulte un chaos semi-organisé avec beaucoup de temps perdu à essayer de trouver les bons documents et à toujours les dupliquer et les réenregistrer.
Ce chaos, lui, rend difficile le respect des exigences de transparence du milieu.
Contrôle et partage de l’accès
D’une part, Excel n’a pas été construit pour fonctionner comme une grande base de données, et de l’autre, il n’a pas été conçu pour pouvoir collaborer avec une équipe. Il est également extrêmement difficile de voir qui a édité un fichier en dernier avec le contenu modifié.
Qui plus est, l’absence de fonction de partage aux personnes souhaitées signifie qu’un document peut facilement tomber entre de mauvaises mains.
Problèmes de sécurité
Malheureusement, les préoccupations énumérées ci-dessus ne sont pas exhaustives, d’autres aspects en découlent.
Les fichiers Excel peuvent facilement circuler en dehors de l’organisation lorsqu’ils sont envoyés par courrier électronique. Ils sont donc, dans la plupart des cas, stockés sur le disque dur local. Rien ne les protège contre les cybermenaces. Au contraire, ces fichiers peuvent être facilement rendus lisibles ou inutilisables par un ransomware.
Des inefficacités
Un fichier Excel fréquemment mis à jour avec de nouveaux éléments ou des modifications demande du temps et de la patience pour le maintenir. Les employés y consacrent des heures, voire des jours, dans la plupart des cas. Un outil numérique capable d’automatiser des flux de travail spécifiques donne aux collègues la capacité de travailler sur d’autres priorités. Ce temps gagné peut alors être utilisé pour optimiser les charges de travail. Et lorsque la FINMA vient frapper à la porte avec sa liste de demande, il suffit de se connecter à certains outils numériques, dont LARI, pour avoir les documents prêts en une fraction de seconde.
Excel – Conforme, mais…
Nul besoin de le nier, Excel est incontestablement l’un des outils les plus puissants. Cependant, dans divers secteurs, comme celui de la finance, Excel n’est plus le meilleur outil disponible. De nombreux cas d’utilisation l’ont démontré ces dernières années.
Chez LARI, nous nous sommes donné pour mission de créer une solution qui résout exactement ces problèmes, notamment avec une collection de sources qui affiche exactement celles dont vous avez besoin directement sur notre plateforme.
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