Excel – Compliant oder nicht compliant?
Ein Programm, welches 1985 von Microsoft veröffentlicht wurde, bildet bis heute die Grundlage der Struktur der meisten Legal & Compliance Abteilungen grosser Unternehmen. Es ist ein sehr starkes Tool, welches Berechnungen, Formatierungen und Übersicht in einem Canvas vereint.
Doch ist ein Tool, welches vor fast 40 Jahren veröffentlicht wurde, immer noch das Beste, was man so finden kann? Haben sich seit der Internetrevolution keine neuen Programme durchsetzen können, welche sich direkt mit dem Internet verbinden und Daten direkt in das Programm ziehen können?
Laut einer Umfrage von Cygnetise, ob die Beteiligten finden, ob Excel ihnen die nötige Sicherheit bringt. Dabei hat mehr als die Hälfte der Befragten mit Nein geantwortet. 28% davon wussten nicht mal, dass es eine Alternative gibt.
Verfolgung von Änderungen & fehlende Überprüfung
Bei Excel ist es momentan schwierig, eine einfache Übersicht über die Änderungen zu behalten. Mitarbeiter müssen mehrere Versionen der gleichen Datei abspeichern, um die Übersicht zu behalten. Dies resultiert jedoch in einem halb organisierten Chaos und es wird viel Zeit verschwendet, die richtigen Dokumente zu finden und diese immer zu duplizieren und neu abzuspeichern.
Die Transparenzanforderungen der Aufsichtsbehörden kann somit nur schwer erfüllt werden.
Zugangskontrolle
Excel wurde nicht entwickelt, um als einerseits als eine grosse Datenbank zu fungieren und andererseits auch nicht, um im Team kollaborieren zu können. Auch um zu sehen, wer als Letztes eine Datei bearbeitet hat oder was verändert wurde, ist extrem schwierig.
Durch die nicht vorhandene Funktion einer Personenfreigabe kann zudem ein Dokument schnell in die falschen Hände geraten.
Sicherheitsbedenken
Angehängt an die Bedenken oben, können Excel Dateien ganz einfach ausserhalb der Unternehmung in den Umlauf geraten, indem Sie per Mail verschickt werden können.
Da die Excel-Dateien auch in den meisten Fällen auf der lokalen Festplatte gespeichert sind, sind diese nicht vor einem Hacker geschützt, sondern können einfach aufgerufen oder durch eine Ransomware unbrauchbar gemacht werden.
Ineffizienz
Ein stetig änderndes Excel erfordert viel Zeit und Geduld, dies zu pflegen und immer wieder auszufüllen. Mitarbeiter verbringen Stunden, gar Tage damit. Ein digitales Tool, welches gewisse Arbeitsabläufe automatisieren kann, gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, neue Dinge zu erledigen. Die gesparte Zeit kann so für eine noch bessere Planung eingesetzt werden.
Wenn dann die FINMA vor der Türe steht, muss man alle Dokumente bereithaben. Bei digitalen Tools müssen Sie nichts erledigen, ausser sich einloggen.
Zusammenfassung
Um es zusammenzufassen: Excel ist unangefochten eines der stärksten Tools, das es gibt. Speziell im finanziellen Sektor ist Excel jedoch nicht mehr das Beste, was man haben kann. Es gibt viele Use Cases, welche das zeigen.
Wir bei LARI haben es uns zur Aufgabe gemacht, eine Lösung zu erschaffen, welche unter anderem genau diese angesprochenen Probleme löst. Zudem haben wir noch eine Quellensammlung, welche alle Ihre Quellen auf unserer Plattform anzeigt.
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